Eine Software für soziale Dienstleister muss heutzutage einiges leisten können, um den Anforderungen der Kunden und denen des Marktes gerecht zu werden. SocialOffice beinhaltet sämtliche Funktionen und Anforderungen und ist immer auf dem neuesten Stand.
Funktionen
Übersicht
Fachdienstmodule
Alle relevanten Fall- und Projektdaten können schnell und übersichtlich erfasst werden. Teilnehmerlisten für die Finanzierungseinrichtungen lassen sich per Mausklick erzeugen. Zusätzlich sind Analysen über beliebige Zeiträume z.B. für Monats-, Quartals- oder Jahresberichte möglich.
Förder-/Hilfepläne
Es können beliebig viele Förder-/Hilfepläne vordefiniert werden. Von der Bundesagentur für Arbeit wurden viele Definitionsvorschläge übernommen. Diese können von ihrem SocialOffice-Administrator angepasst oder komplett neu erstellt werden.
Adressen
Teilnehmer
Klienten
Die Adressverwaltung mit schnellen Such- und Sortierfunktionen für Klienten, Firmen und Institutionen ist komfortabel; weitere Gruppenbildungen z.B. für Seriendrucke oder Serienmails sind möglich.
Gemeinsamer Datenzugriff
SocialOffice ist eine netzwerkfähige Teilnehmer und Klientenverwaltung und ermöglicht den gleichzeitigen Schreib- und Lesezugriff beliebig vieler Benutzer. So stehen die Daten für die ganze Einrichtung jederzeit zur Verfügung.
Benutzerverwaltung
SocialOffice verfügt über eine umfangreiche Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung.
Datenexport
Alle Listen können in Word, Excel, OpenOffice und vielen weiteren Programmen weiterverarbeitet werden.
Aktivitäten
Schnelle Erstellung und automatische Archivierung des Schriftverkehrs: Word-, Excel-Dokumente und -Formulare können aus SocialOffice heraus mit den Adressdaten erstellt werden. Die Zeitersparnis beträgt beim Schriftverkehr und Ausfüllen von Formularen durchschnittlich ca. 50 Prozent.
Texteditor
Ein interner Texteditor mit einer integrierten Rechtschreibprüfung und Zoomfunktion macht das Erstellen von Dokumenten komfortabel. Die meisten Arbeiten können direkt in SocialOffice vorgenommen werden, ohne den Arbeitsfluss durch das Starten von Textverarbeitungsprogrammen zu unterbrechen.
Wiedervorlagen
FallmanagerInnen müssen sich um viele Dinge kümmern. Damit nichts in Vergessenheit gerät, kann alles zum gewünschten Termin wieder vorgelegt und gleich beim Programmstart im „Heute“-Fenster angezeigt werden.
Stellenverwaltung
In SocialOffice können Sie einen Stellenpool mit Stellenprofilen aufbauen. Durch Zuordnung der Stellen zu den Qualifizierungen haben Sie immer im Blick, welche Stellen besetzt und welche noch frei sind. Fortbildungskurse können erfasst und Teilnehmer über Integrationsmaßnahmen den Kursen zugeordnet werden.
Serienbrief
Newsletter
Seriendruck- und -mailfunktionen mit übersichtlichen Verteilerlisten.
Datentools
SocialOffice ermöglicht den Import einzelner Adressen aus Word-Dokumenten, E-Mails oder Excel-Listen. Es lassen sich Filter über alle vorhandenen Datenfelder definieren und speichern. Zusätzlich können Sie Exporte aller Datenfelder auf Grundlage der definierten Filter zusammenstellen.
eMail-Versand
Sie versenden E-Mails und Berichte direkt aus SocialOffice ohne zusätzliches Öffnen eines E-Mail-Programms. Optional ist aber auch der E-Mail-Versand über Outlook möglich.
Erweiterungen
Termin
Aufgaben
Der Tages-, Wochen- und Monatskalender zeigt wahlweise alle oder nur eigene Termine an. Außerdem gibt es Aufgabenlisten mit Fortschrittsbalken für eigene und delegierte Aufgaben.
Formulareditor
Editieren und definieren Sie selbst Ihre Eingabemasken der Fallakten. Definieren Sie neue Felder und bestimmen Sie Pflichteingaben und Hilfetexte zu den Eingabefeldern.
Mobile Version
SocialOffice können Sie in der mobilen Version auch ganz einfach unterwegs auf Smartphone, Notebook oder Tablet nutzen. Alle Daten werden vollautomatisch mit denen der Zentrale synchronisiert.
Zeiterfassung
Kassenbuch
Alle An- und Abwesenheiten der Teilnehmer sowie deren Arbeitszeiten werden übersichtlich in Form von Kalenderansichten erfasst. Zusätzlich werden Berichte für Arbeitsgruppen, Teilnehmer und die Verwaltung zur Berechnung der Mehraufwandsentschädigung generiert.
eMailempfang
Direkter Empfang von E-Mails (SocialOffice als E-Mail-Client): Durch die automatische Zuordnung der E-Mails zu den Absender-Adressen haben Sie stets den kompletten Überblick über die gesamte Korrespondenz mit der jeweiligen Person.
Einnahmen
Ausgabenen
Alle Einnahmen und Ausgaben werden Fällen und Klienten zugeordnet. Die Beträge können anschließend als Gesamtliste für beliebige Zeiträume nach Excel exportiert und dort weiterverarbeitet werden.
Schnittstellen
- Zeiterfassungsterminal mit eigenem Ausleseprogramm.
- eM@w – Schnittstelle zu Bundesagentur für Arbeit und Jobcenter
- ESF-relevante Teilnehmerlisten
- weitere Schnittstellen auf Anfrage
